Cómo delegar trabajo con eficacia
María Pilar Sanz*
Delegar no es quitarse el muerto y tampoco es morir en el intento. Varios de mis clientes quieren saber cómo delegar trabajo con eficacia, y no es que no sepan delegar, realmente es que nunca se han planteado qué delegar, ni cómo hacerlo.
En este artículo te contaré cómo hacerlo siguiendo el ciclo para delegar en mayúsculas.
Historia
La clave número uno para delegar en tu equipo es la confianza, ellos no lo harán igual que tú; tendrán su estilo, pero si haces bien el proceso, les ayudas, lo sigues y confías. Serán capaces de hacerlo incluso mejor que tú.
Mamen está hablando con un grupo de padres, habla sobre la crueldad de algunos profesores de sus hijos a la hora de poner los exámenes; se queja de los deberes, de las pruebas, de todo el tiempo que invierte cada día en estudiar con ellos. Sus hijos tienen 14 años de edad.
Por casualidad, escucho a Mamen hablar y le digo: “Creo que es el momento de confiar en ellos, ya son bastante mayores, no podemos estar encima de ellos toda su vida”.
Ella me responde: “Pilar, si dejo a mis hijos solos, suspenden hasta el recreo, ¡hasta el recreo!”.
Mamen está totalmente saturada, cuando llega el verano no quiere ni ver a sus hijos, termina totalmente desgastada de tantas horas delante de sus libros.
Esta historia me impactó, de esa manera creamos adultos dependientes. ¿Y dónde está la confianza?
En realidad, con los miembros de nuestro equipo o con los proveedores que contratamos para que nos ayuden, pasa exactamente lo mismo. Si no confiamos, si no soltamos, nos dejamos la piel en el intento y encima ellos siempre dependerán de nosotros para todo.
Delegar o quitarse el muerto
Conozco directivos que les cuesta muchísimo confiar y por eso no lo hacen, se intentan comer todo el pastel y cuando ven que no hay manera, que se está haciendo bola, que llega el momento de la verdad y queda medio pastel por terminar, piden a alguien que se encargue de ello.
Yo le he vivido, de pronto en mi mesa cae una bomba de esas que “tiene que estar resuelto ayer” y sin tiempo para reaccionar. Mi jefe dice,; “Tienes que ocuparte de esto”. ¡Pero si ha estado en tu mesa un mes!
Existen otros que tan pronto llegan las tareas las reparten sin más y esperan que estén hechas a la perfección. A esto yo le llamo quitarse el muerto.
Por fin están los responsables de verdad, lo que saben que liderar un equipo es un arte y que, o delegas o mueres, y esos saben cómo delegar trabajo con eficacia.
Cómo delegar trabajo con eficacia
Me gustaría presentarte el ciclo para delegar en el trabajo con eficacia, el ciclo para delegar en mayúsculas.
Documentar
El ciclo empieza en documentar, tampoco hace falta que hagas un procedimiento de 20 hojas, pero sí escribe qué quieres que haga esa persona a la que vas a delegar. Puede bastar con un esquema.
Lo que está escrito es más sencillo de entender, es más fácil que te des cuenta en qué consiste el trabajo y a la otra persona le resultará más fácil seguir las instrucciones.
Enseñar
Por supuesto, no puedes dejar caer la bomba encima de la mesa de otro. ¿Cómo te aseguras que sabe lo que tiene que hacer?
Tal vez me dirás: “Pilar, esa persona tiene una experiencia y un cargo de responsabilidad, sabe lo que tiene que hacer”. ¿Seguro?
Si es tan seguro, bastará con que des un par de explicaciones.
Cuando enseñas, escucha activamente a tu equipo, presta atención a su lenguaje corporal, mira si están comprendiendo lo que explicas.
Pide feedback constantemente, di algo así: “Quiero asegurarme de que me he explicado bien. Por favor, ¿puedes repetirme lo que he dicho?”.
Llegar a un acuerdo / compromiso
¿Cómo sabrás si la persona en la que estás delegando realmente quiere recibir ese trabajo? Este punto está íntimamente ligado con el anterior y en el siguiente, mientras enseñas, necesitas tener escucha activa para ver qué mensaje está llegando.
Permanece con los ojos y oídos bien abiertos para que te des cuenta de lo que sucede.
Una vez terminado el periodo de enseñanza, asegura que la persona está dispuesta a tomar el compromiso y llega a un acuerdo si es necesario.
Sólo si la persona tiene un compromiso pleno de ejecutar la tarea, tú tendrás la confianza necesaria y además te asegurarás de que va a hacerla.
Escuchar y observar
Cuando la persona está formada, necesitas dejarle espacio, pero no demasiado al principio. Escucha si tiene algún reto, observa cómo aplica lo aprendido.
Al principio, tienes que estar cerca para delegar trabajo con eficacia.
La herramienta clave que te ayudará en esa observación son los indicadores. Asegúrate de que la persona en quien delegas sea capaz de medir el resultado de su trabajo y compartirlo contigo.
Siempre hay un número o varios que puedes acordar y será la clave del seguimiento. Elegir bien el indicador es básico.
Por ejemplo, si delegas el proceso de marketing, necesitarás indicadores sobre número de leads, número de ventas asociadas y más.
Para ahora un momento… ¿Cuál es indicador que utilizarías para esa tarea que quieres delegar?
Ojo, primero necesitarás observar muy de cerca, hacer un seguimiento del indicador cada poco tiempo, quizá incluso de manera diaria.
Cuando vaya mejorando, después de varias vueltas del ciclo, aumenta el tiempo de control, pasa a una semana, a un mes… ¡Tú decides!
Mejorar y reconocer
En los seguimientos siempre habrá cosas que quizá te parezca relevante mejorar, o quizá tu equipo se dé cuenta que hay cosas que se pueden hacer mejor. Por supuesto, abre tu mente a las posibilidades de cambio y de mejora.
Y reconoce el buen trabajo, reconoce a tu equipo que lo han hecho bien, da las gracias en público y reconoce las mejoras que proponen.
Y por fin, vuelve a documentar esos cambios y mejoras que habéis detectado.
Resumen
El ciclo no tiene fin, sí puedes distanciar las acciones tanto como estimes oportuno, pero recuerda siempre:
Atiende a las posibles mejoras, para que puedas documentarlas, enseñarlas, y acordar con el equipo su compromiso; escucha y observa siguiendo los indicadores cada vez con menos periodicidad, Reconoce y vuelve a mejorar.
No ser capaz de delegar es un mal endémico y es uno de los males de nuestra era. Mi madre solía decir: “Quien manda no va”. Porque a menudo mandaba algo y no le gustaba el resultado. ¿Deberíamos cambiar la frase? Yo diría.
“Quien manda sin enseñar, ni comprobar que ha enseñado correctamente, no delega, tira balones fuera”.
*María Pilar Sanza es coach coactivo e ingeniera industrial, y nos acompaña desde España con una serie de artículos que forman parte de su blog “Me apasionan los lunes”.
